Le contrôle comptable désigne la mise en place au sein d’une entreprise de procédures de contrôle des données financières et comptables afin d’y prévenir ou d’y détecter la présence d’erreurs ou de fraudes.
La dimension rattachée au contrôle comptable est vaste et comprend de nombreux points techniques, des trois niveaux de contrôle qui le composent, en passant par les organismes de contrôle ou encore l’automatisation des contrôles.
Les trois niveaux du contrôle comptable
Les procédures de contrôle comptable se répartissent en trois niveaux, afin de garantir un suivi pertinent des données enregistrées et contrôlées. Ce processus en trois niveaux répond aux exigences de la loi Sapin 2, et même si la réglementation ne stipule pas la nécessité d’y avoir recours, l’AFA le recommande fortement. Ainsi, les contrôles s’organisent essentiellement en fonction des risques identifiés par la cartographie car il est opportun de recenser les contrôles et process déjà mis en place avant d’en effectuer de nouveaux. L’audit est un secteur en constante évolution, comme en témoigne Christian Mouillon dans son interview, disposer d’un contrôle comptable à jour et pertinent avec les enjeux actuels est donc essentiel.
Le premier niveau, base solide du contrôle comptable
Le contrôle de premier niveau est généralement effectué par les personnes en charge de la saisie des écritures et opérations comptables ainsi que de leur validation.
Le deuxième niveau pour s’assurer de la qualité du système et alimenter la cartographie
Les contrôles effectués au second niveau sont généralement effectués par les supérieurs hiérarchiques des premiers intervenants. Ils vont être systématiquement établis après les contrôles de premier niveau et se fondent sur une approche par les risques. Dans ce cadre, on parle uniquement d’une vérification et d’une révision des process de contrôles, et non d’une nouvelle réalisation des contrôles. La personne en charge de ces contrôles peut également effectuer une analyse précise et ponctuelle, sur des notes de frais par exemple.
Le troisième niveau, audit périodique des deux niveaux précédents
Ces contrôles s’assimilent davantage à un audit. En effet, périodiquement, ils viennent s’assurer de la pertinence des contrôles du premier et deuxième niveau, sous la forme d’un audit ponctuel et effectué au hasard. Ce troisième niveau est qualifié de contrôle interne, car il évalue la qualité et l’efficacité des procédures comptables.
Pourquoi mettre en place un contrôle interne comptable ?
Une conformité aux réglementations facilitée
Il est de plus en plus difficile pour les entreprises de garder un œil sur les finances internes, en particulier depuis ces dernières années où les modes de travail ont considérablement évolué. En parallèle, les réglementations se multiplient et leurs exigences sont croissantes. Afin de répondre aux demandes d’organismes de contrôle tels que l’AFA qui s’assure que les mesures énoncées dans la loi Sapin 2 soient correctement appliquées, les entreprises mettent en place des procédures de contrôle comptable plus ou moins efficaces. En effet, la loi Sapin 2, en place depuis 2016, implique un certain nombre d’obligations auxquelles les entreprises doivent répondre. En cas de manquement, l’AFA, qui procède à des contrôles, peut condamner l’entreprise à une amende et exiger qu’elle se conforme à la législation.
De plus, la DGCCRF peut également procéder à des contrôles, auquel cas il serait judicieux d’avoir un contrôle comptable en place efficace. Lors de ces contrôles, la DGCCRF a très souvent accès à la documentation comptable interne, il est donc vivement recommandé d’avoir des contrôles comptables en ordre et transparents, pour éviter toute sanction.
Outre les instances de contrôle, la mise en place d’un contrôle interne comptable est conseillée, car elle permet d’assurer une fidélité et une transparence dans la tenue des comptes. De plus, le contrôle comptable se voulant dynamique et évolutif, il permet d’effectuer une expertise régulière des risques et assure une traçabilité dans les transactions financières, en particulier en temps de crise.
Le contrôle interne comptable est également réputé pour considérablement améliorer les performances. En effet, il est continu et agit sur tous les secteurs de l’entreprise, à la fois sur l’aspect financier, le management ou encore l’évaluation des risques, il concède une vue générale sur la santé économique, fiscale et managériale de l’organisation. Cela permet donc de prendre des décisions de façon mieux éclairée et plus efficace. Le contrôle est tel qu’il permet de disposer d’une vue générale et d’une prise de recul de la part des décideurs afin de rendre la prise de décision plus rapide et plus efficace.
Enfin, le contrôle comptable en plusieurs niveaux garantit une transparence des finances. En effet, avec un seul niveau de contrôle, une entreprise n’est pas à l’abri de débordements tels que la fraude ou la corruption, notamment en cas de présence d’une politique cadeaux ou invitations. Les trois niveaux de contrôles, par plusieurs personnes de différents niveaux hiérarchiques, diminuent drastiquement le risque de malversations financières.
Comment mettre en place un contrôle interne comptable efficace ?
Le système de contrôle comptable repose sur plusieurs leviers qui permettent une implémentation solide et efficace. Son intégration repose sur trois piliers essentiels qui peuvent se résumer ainsi :
- Une organisation minutieuse de la fonction comptable
- L’enregistrement des données des transactions ainsi que des potentiels risques
- La transparence et la traçabilité des opérations financières ainsi que leur archivage
Si la mise en place d’un contrôle comptable est bel et bien possible, beaucoup choisissent d’automatiser leurs procédures de contrôle comptable, afin de gagner du temps et de l’efficacité. En effet, l’automatisation du contrôle comptable représente une réelle opportunité pour les directions financières de minimiser les erreurs humaines, de garantir une conformité ainsi qu’une fiabilité renforcée dans la gestion des comptes. Pour cela, de nombreuses solutions existent, en interne comme en externe, notamment via des logiciels de maîtrise de la donnée, tel que Supervizor.
Les enjeux sont de taille, mais il en va de même pour les bénéfices, peu importe la taille de l’entreprise. Les ETI, grands comptes ou encore les PME perçoivent de nombreux avantages à automatiser leur contrôle comptable comme l’illustrent certains témoignages.
En somme, le contrôle comptable n’a de cesse d’évoluer au sein des services financiers internes aux entreprises, et la mise en place d’une politique d’excellence comptable apparaît aujourd’hui comme primordiale. Garant de leur bon fonctionnement et de la transparence des transactions, il est, aujourd’hui plus que jamais, essentiel de disposer d’un contrôle comptable étendu et fonctionnel. En plus de minimiser le risque de fraude ou de corruption, le contrôle comptable permet de mieux répondre aux exigences des 3 piliers de la loi Sapin 2.