D’après l’étude Euler Hermes DFCG 2019, 1 entreprise sur 4 a subi une fraude avérée en France en 2018. Ces fraudes représentent un risque majeur pour les entreprises et les dirigeants qui sont supposés maitriser leurs coûts.
Des fraudes de natures variées et en augmentation …
La fraude peut être de nature externe ou interne : ce deuxième type représente 60% des cas. Au sein même de la fraude interne, différentes typologies se dégagent comme la fraude comptable, la fausse facture, etc. Ce constat rejoint celui de nombreux dirigeants d’entreprises qui soulignent les limites des stratégies et des outils existants pour lutter contre la fraude, tant les moyens de la commettre sont divers.
De plus, la période de confinement liée à la Covid-19 et la généralisation du travail à distance amplifient le risque de fraude. En effet, les différents intermédiaires n’ayant plus de proximité physique, des libertés dans les processus de validation ont pu être prises et les fraudeurs en ont conscience.
Cela concerne les fraudes externes mais également internes qui sont souvent négligées à tort. Elles vont être d’autant plus difficiles à déceler que les collaborateurs connaissent généralement bien les processus inhérents à l’entreprise ou les spécificités de l’ERP, et ils vont s’en servir.
… qui restent cependant détectables
Il reste pour autant possible de détecter ces actes de fraude notamment par l’analyse de la donnée comptable et opérationnelle. On remarque que 40% des fraudes sont détectées par l’analyse des transactions inhabituelles et ce caractère inhabituel regroupe plusieurs cas de figure. Il peut s’agir d’une nature de transaction comme une opération comptabilisée un dimanche ou un jour férié. Il peut également s’agir d’une opération inhabituelle en termes d’occurrence ; si par exemple l’utilisation de tel compte ou de tel fournisseur n’est arrivée qu’une fois au cours d’une année fiscale.
D’autres méthodes peuvent permettre de détecter des fraudes. La recherche de mots clés dans les libellés des écritures est un outil assez simple, mais qui peut s’avérer efficace. L’entreprise établit une liste prédéfinie de mots correspondants à des dépenses somptuaires et fait des recherches périodiques. On pourra ainsi déceler une note de frais abusive ou un achat pour un fournisseur dont l’activité n’est pas censée faire partie de nos transactions.
La détection des « faux fournisseurs » peut aussi passer par l’analyse des délais de règlement. En effet, on se rend compte que beaucoup d’opérations frauduleuses avec un fournisseur correspondent à des règlements très courts, presque immédiats. Pourquoi ne pas profiter du délai maximum de 60 jours et du confort de trésorerie qui va avec ? Une raison valable peut l’expliquer mais cela vaut la peine de le vérifier. L’existence ou non d’une pièce justificative pour la comptabilisation de la facture et de son règlement et une analyse des RIB du tiers en complément permettent d’y parvenir. Si le RIB utilisé est nouveau, ne plus supposé être utilisé, ou encore s’il y a plusieurs RIB pour ce fournisseur, l’opération sera d’autant plus suspecte.
De nouvelles façons de déceler les fraudes
Ces contrôles sont essentiels pour détecter la fraude mais nécessitent beaucoup de temps et de ressources lorsqu’ils sont effectués de manière manuelle. Des outils ont été créés afin de les automatiser. Certains ERP sont paramétrés pour prévenir la fraude ; avec par exemple SAP qui bloque la saisie d’une même référence de pièce et limite ainsi le risque de double facturation. Cependant, les utilisateurs vont rapidement se rendent compte de ce paramétrage et peuvent le contourner en ajoutant des caractères spéciaux ou des lettres dans la référence.
Un logiciel comme Supervizor va plus loin et permet d’importer l’ensemble des écritures comptables d’une société ainsi qu’une grande partie de sa donnée opérationnelle (utilisateurs, factures, tiers, RIB, …) et ressort des rapports d’anomalies composés de contrôles pré-paramétrés. Les contrôles évoqués ci-dessus pourront être exécutés en un simple clic et une visibilité sur l’ensemble des pratiques comptables de l’entreprise pourra mettre en lumière d’autres types de fraudes que nous n’aurions pas imaginées. Dans le cas de la référence de pièce, on va avoir accès à l’ensemble des doublons de factures d’achats et de ventes, que la référence soit identique ou proche pour les deux factures.
Il est donc important d’effectuer différents types de contrôles pour maitriser ses risques de fraudes ; et si cela s’avère compliqué de manière manuelle, se doter d’un outil est souvent la solution privilégiée.
Il faut tout de même garder en tête que la fraude se distingue de l’erreur par son caractère intentionnel. Un outil va donc difficilement pouvoir affirmer qu’une opération est frauduleuse pour sûr et l’intervention humaine reste nécessaire. On aura besoin de l’interprétation des résultats et d’une investigation poussée pour s’assurer qu’une fraude en est bien une.
De plus, une bonne ségrégation des tâches reste une méthode efficace pour prévenir la fraude. Si l’on s’assure que la personne qui comptabilise les factures d’achat ne peut pas les décaisser, le risque sera grandement diminué.