L’organisation et la maîtrise des processus comptables n’ont jamais été pérennes, dues au manque d’harmonisation et à la décentralisation croissante, et l’environnement actuel aggrave la situation.
Les activités et les process manuels ont tendance à être chaotiques et chronophages. Avec une organisation décentralisée ou pendant une période de télétravail, les risques d’erreurs sont d’autant plus importants.
Pourquoi la politique d'excellence comptable ?
Avec des outils technologiques variés et des équipes support pour opérer la maintenance et les contrôles, de nombreux process prennent beaucoup de temps pour différents départements.
On peut reconnaître quatre voies qui multiplient les coûts des process manuels et prennent la bande passante de vos équipes :
- La complexité de la communication à distance ; et notamment les communications inter départements qui ne sont pas régulières, rallongent les délais de clôture et augmentent les risques pris dû à un manque de contrôle.
- L’accroissement des risques pendant les périodes de clôture (manque de visibilité et de détection automatique d’erreur). Selon une étude Blackline menée auprès de directeurs financiers montrent que 70% d’entre eux ont pris des décisions sur la base d’informations erronées. Parmi les directions qui n’ont pas fait confiance à la remontée des chiffres, 41% blâment les process manuels et 56% les contrôles manuels (non exhaustifs et peu pertinents).
Une étude de l’association américaine des comptables montre qu’il y a un risque de fraude accru de 80 à 90% lorsqu’aucune automatisation des contrôles n’est présente.
- Un coût de l’inefficience : dans l’environnement actuel de travail à distance, ces coûts d’inefficience sont multipliés et impactent les autres départements (audit et contrôle interne par exemple). À titre d’exemple, les statistiques recueillies par Blackline témoignent qu’une entreprise a besoin de 5 jours supplémentaires pour clôturer ses livres lorsqu’elle travaille sur la base de process manuels. D’après APQC (cabinet de consulting Américain), les départements comptables les moins efficients coûtent entre deux et trois fois plus cher que ceux travaillant avec de l’automatisation. Et une étude récente de Robert Half montre que près de la moitié des départements comptables n’ont automatisé aucun de leurs processus.
- Nouveaux impacts sur le moral : les process manuels sont des tâches chronophages et avec une faible valeur ajoutée ; ces tâches désengagent donc les salariés et cela va générer des coûts de recrutement et de formation par la suite. Le facteur humain est donc très important à prendre en compte par l’équipe managériale, car c’est la ressource la plus sacrée.
Ces process manuels devraient donc pousser les organisations à évoluer sur des outils digitaux d’automatisation qui tendent vers l’excellence du processus comptable.
Quels sont les bénéfices d'une politique d'excellence comptable ?
Alors que les conséquences d’un process engorgé sont nombreuses, les objectifs d’une excellence comptable utilisant des solutions de contrôles automatisés le sont tout autant :
- Tout d’abord, la possibilité de prendre des décisions rapides et pertinentes pour la direction financière et la gouvernance de l’entreprise. En effet, la mise en place de solutions de contrôle apportera la confiance et la transparence au comité de direction pour décider de la stratégie de l’entreprise.
- Le risque amoindrit de l’impact d’erreurs sur les résultats qui décevraient tout l’écosystème (actionnaires, clients, fournisseurs) et nuirait l’image de l’entreprise. Une bonne ségrégation des tâches en interne est donc nécessaire.
- Réduire le risque de redressement fiscal.
- Optimiser sa trésorerie en identifiant par exemple les trop versés.
- Donner la possibilité au département d’audit d’exercer ses contrôles à distance.
- Une réduction des coûts du département de l’audit interne et des commissaires aux comptes. Par exemple, imaginons un département d’audit qui doit analyser manuellement une facture fournisseur qui a été reçue, rentrée dans le système, puis approuvée et enfin payée contre un outil qui détecterait le bon suivi et règlement de cette facture automatiquement.
On peut aussi imaginer les frais des CAC qui viendraient augmenter, car ils auraient identifié un périmètre supplémentaire à investiguer à la suite de suspicions d’erreur ou de fraude.
Si les bons outils sont mis en place, les contrôles internes et externes se font à partir des solutions utilisées et sur les remontées de ces dernières.
- Une scalabilité pérenne pour faire croître l’organisation (en taille et chiffre d’affaires).
- Placer l’humain et les équipes dans un meilleur environnement de travail : Gallup/LinkedIn remontait que les conséquences de process manuels coûtent 33% de plus à l’organisation par manque de productivité des équipes (désengagement) et rétention des salariés.
Pour conclure, si une entreprise souhaite mettre en place une excellence comptable (et elle le devrait tant les coûts sont importants dans le cas contraire), elle devrait s’équiper de solutions d’automatisation des contrôles pour accélérer les périodes de clôture et des audits, mais aussi garantir une transparence et une confiance dans ses chiffres.