logo-supervizor
GET STARTED

MENU

Blog Supervizor

Automatiser ses contrôles comptables dans 30 pays et 10 ERPs - Retour d’expérience de Quadient 

Quadient est un groupe français spécialisé dans le matériel logistique et le traitement du courrier, la gestion de l'expérience client et l'automatisation des p...

logo supervizor

janv. 6, 2023

4 minutes

Quadient est un groupe français spécialisé dans le matériel logistique et le traitement du courrier, la gestion de l'expérience client et l'automatisation des processus métier, et les consignes colis automatiques. 

Le Groupe réalise un chiffre d'affaires annuel de plus d'un milliard d'euros et regroupe plus de 5 000 collaborateurs. Le groupe dispose de plus de 10 ERPs comptables pour l'ensemble de ses filiales implantées dans près d’une trentaine de pays.

Maryon Renoux, directrice du contrôle et de l’audit interne chez Quadient, nous explique comment elle a décidé d’automatiser ses contrôles comptables anti-corruption.

Avec 2 personnes dans l’équipe, une activité répartie sur 80 pays et une dizaine d’ERPs comptables, je ne savais pas comment j’allais pouvoir mettre en place les contrôles comptables anti-corruption manuellement. 

Après quelques semaines d’implémentation, Supervizor nous permet de récupérer de l’argent grâce aux doublons fournisseurs, d’identifier des erreurs dans les processus et de les résoudre. Nous exécutons un plan de déploiement solide et ambitieux, qui nous permet d’avancer en conformité avec la loi Sapin II.

Maryon Renoux, Directrice du contrôle et de l’audit interne chez Quadient

 

Contrôler ses données avec peu de ressources

La complexité de la mise en conformité avec Sapin 2

Toutes les entreprises réalisent des contrôles comptables, mais est-ce qu’ils permettent vraiment de détecter et de prévenir les cas de corruption ? Chez Quadient nous avons réalisé un audit de maturité Sapin 2 et on s’est rendu compte qu’on était très faible sur le pilier 5 des contrôles comptables. 

Avec le directeur de la compliance, nous avions besoin d’identifier des pratiques défaillantes et d’améliorer les procédures. Cela permet d’éviter de refaire les mêmes erreurs et simplifie la clôture comptable.

Bien souvent, le contrôle comptable est délaissé par un manque de ressource. Chez Supervizor, nous sommes convaincus qu’il faut vous équiper des bons outils pour vous permettre de fiabiliser vos données. Contrairement aux idées reçues, nous remarquons que cela ne prend pas forcément beaucoup plus de temps mais qu’il s’agit de mieux utiliser les ressources que vous avez déjà.

Avant l’implémentation, les deux contrôleurs internes passaient beaucoup de temps à jongler avec les différents systèmes, ils peuvent maintenant contrôler l’intégralité de leurs données et se concentrer sur l’investigation des résultats.

Choisir le contrôle continu pour favoriser la collaboration entre les différentes lignes de défense

Nous aurions pu continuer avec nos contrôles manuels mais nous manquions de visibilité sur l’investigation des résultats. Avec seulement 2 personnes au contrôle interne, impossible d’analyser toutes ces données manuellement.

Nous avions initialement prévu de faire du remote audit, mais en discutant avec les fonctions finances, on s’est aperçu qu’il y avait une grosse appétence pour l’outil. Nous avons donc intégré les 3 lignes de défense pour renforcer la culture du contrôle interne dans toute l’entreprise.

Le but n’est pas de rajouter du travail aux équipes. C’est de remplacer les contrôles manuels par des contrôles qui vont pouvoir être documentés et investigués.

Les services du contrôle interne manquent toujours de ressources pour réaliser les contrôles manuellement. Mais l’AFA préconise que les contrôles soient réalisés en collaboration avec les 3 lignes de défenses. Et si vous pouviez transformer votre manque de ressources en une opportunité de travailler en transverse ?

Automatiser ses contrôles sur 10 ERPs différents ?

Quadient à beaucoup grossi par croissance externe, donc on a 27 filiales avec une dizaine d’ERPs comptables. Les données sont partout et il y a beaucoup de types de données à analyser (stock, extra-comptables, notes de frais). Il est apparu clair qu’il fallait s’outiller pour avoir une assurance raisonnable que les principaux risques étaient couverts.

Beaucoup d’entreprises sont confrontées aux difficultés de contrôler les données de différents ERP. Avec Supervizor, l’intégration et la compréhension des données se fait facilement quelle que soit leur provenance, simplifiant ainsi tout le plan de contrôles. 

L’implémentation et les résultats

Le directeur du CSP France – Benelux est dans une situation difficile puisqu’il a toujours de plus en plus de choses à couvrir et de moins en moins de ressources. Seulement quelques semaines après le lancement du POC nous avons été capables de récupérer plus de 50k€ de doublons de factures fournisseurs donc l’intérêt a été très vite perçu par les opérationnels.

Nous avons commencé par un POC sur Quadient France et nous avons prévu de déployer Supervizor sur 3 ans. Nous aurons sous contrôle plus de 80% du CA. C’est la seule solution capable de nous accompagner sur notre vision long terme (un contrôle systématique sur plusieurs pays / ERPs).

Si Supervizor vous permet de mettre sous contrôles vos filiales en seulement quelques semaines, les possibilités sont infinies et nous sommes fiers d’aider nos clients à contrôler l’intégralité de leurs données.

Si Sapin 2 vise à protéger les entreprises contre la fraude et la corruption, nous pensons que ce n’est que la première étape. Contrôler vos données est un vecteur de protection pour votre entreprise. Contrôler 100% de vos données de manière systématique est un idéal vers lequel il faut tendre. Et nous sommes très fiers d’accompagner Quadient dans cette vision !

Picture of Supervizor

Supervizor

Supervizor write articles about internal audit, internal control and antifraud regulations

Vous aimerez aussi
Le contrôle comptable, pilier des directions financières

6 minutes

Le contrôle comptable, pilier des directions financières

Le contrôle comptable désigne la mise en place au sein d’une entreprise de procédures de contrôle des données financières et comptables afin...

février 2, 2022

Le contrôle numérisé, nouvelle priorité du fisc en 2018

1 minutes

Le contrôle numérisé, nouvelle priorité du fisc en 2018

L’examen à distance de la comptabilité des entreprises va se développer. Or, elles ne se sont pas vraiment préparées à cette petite révoluti...

février 26, 2018

Les prérequis nécessaires à un contrôle comptable efficace

5 minutes

Les prérequis nécessaires à un contrôle comptable efficace

Dans la loi Sapin 2 se trouvent deux piliers qui concernent le contrôle interne comptable. Le pilier 5 liste les procédures de contrôle comp...

octobre 13, 2021