4 signes que vous devriez automatiser vos contrôles internes

Regarder les heures défiler sur l'horloge... Difficile de se reconcentrer sur son écran pour répéter, encore et encore, le même processus de contrôle. Extraire un maigre échantillon de 30 transactions parmi les milliers enregistrées dans votre ERP pour détecter des anomalies, c'est comme chercher une aiguille dans une botte de foin. Une fois l'échantillon obtenu, il faut passer des heures à éplucher manuellement la documentation et à documenter le contrôle. Et une fois l'analyse enfin terminée, il faut tout recommencer pour la série de contrôles suivante.

C'est un travail titanesque de gérer tout ce volume. Heureusement, il existe une solution : faire appel à la technologie pour surveiller en continu l'intégralité de vos données, et non plus seulement un échantillon.

Si ces difficultés vous semblent familières, certains signes ne trompent pas : il est temps d'automatiser votre conformité.

Dans cet article, nous identifierons les points de friction au sein de vos fonctions clés d'audit interne et vous présenterons une solution pour atténuer ces problèmes.

Vous êtes dépassé(e) par les événements

En matière de conformité, on a l'impression qu'une nouveauté nous attend toujours au tournant. Pendant que vous êtes enlisé(e) dans les échantillonnages et les tests de routine, des événements se produisent en arrière-plan auxquels il est impossible de prêter attention.

Vous essayez de mener des analyses d'écarts par pays, d'assurer la maintenance du contrôle interne financier et de piloter des audits, tout cela en même temps. Sans oublier que lorsqu'un document manque de clarté, il peut être difficile de retracer les dernières étapes de la piste d'audit.

Voici quelques signes qui montrent que vous êtes dépassé(e) :

• Absence de documentation et de procédures écrites
• Réception de plusieurs notifications de retards (documentation, contrôles).
• Absence de suivi des mises à jour légales ou réglementaires cruciales.
• Contrôles effectués en double, sans communication ni historique clair.
• Difficulté à identifier les activités suspectes.
• Incapacité à suivre les actions correctives du management.

Tout prend beaucoup trop de temps

On a toujours l'impression qu'à peine un cycle de contrôle terminé, le suivant est sur le point de commencer. Le test manuel d'un contrôle prend en moyenne 35 heures par contrôle clé. L'échantillonnage et les tests manuels peuvent s'éterniser et laissent inévitablement passer des erreurs entre les mailles du filet. Recevoir un e-mail vous rappelant que des documents justificatifs demandés la semaine précédente n'ont toujours pas été fournis est toujours désagréable.

Voici quelques signes que le processus de conformité prend trop de temps :

• Difficulté à accéder aux enregistrements rapidement et de manière fiable.
• Le top management a exprimé son mécontentement.
• Temps de réponse trop long aux demandes d'audit.
• Difficulté à maintenir les données à jour.
• Délais importants pour l'intégration des nouveaux utilisateurs
• Reprise des audits précédents sans modifications significatives, entraînant des risques.
• Accumulation de comptes utilisateurs inactifs

Votre charge de travail est démesurée

Chaque matin, le monde du travail se connecte à sa messagerie et essaie de ne pas grimacer devant le nombre d'e-mails non lus, de messages et de demandes de réunion accumulés. Peu importe la quantité de travail abattue, il semble toujours en rester autant, voire plus. Cette charge peut devenir écrasante, mais elle peut être simplifiée en intégrant l'automatisation à vos systèmes.

Voici quelques signes que votre charge de travail est trop élevée :

• Difficulté à suivre le rythme croissant des tests de contrôle, des livrables ou des indicateurs clés.
• Trop de manipulations manuelles des données.
• Sentiment d'effectuer constamment des tâches répétitives à faible valeur ajoutée.
• Le travail collaboratif créatif et efficace se fait rare depuis longtemps.

La croissance de l’entreprise met vos contrôles à rude épreuve

Qu'il s'agisse d'embaucher un nouveau membre dans l'équipe, d'ouvrir un bureau ou de recruter à l'étranger, l'expansion apporte son lot de défis. Les entreprises en croissance doivent maîtriser leurs risques. Entre l'intégration des nouveaux collaborateurs aux systèmes, l'attribution des permissions et l'onboarding, des contrôles internes et des mesures de maîtrise des risques doivent être mis en place. Essayer de suivre toutes les subtilités liées à l'expansion peut être fastidieux et source de difficultés dans le processus de conformité.

Voici quelques symptômes :

• Difficulté à gérer des équipes réparties mondialement.
• Difficulté à réaliser un audit à distance efficacement.
• Inefficacité dans la mise à l'échelle de votre matrice GRC.
• Difficulté à gérer les contrôles internes au sein de différentes entités/pays.
• Difficulté à adapter le contrôle interne (CI) aux spécificités locales dans un contexte global.
• Relations commerciales avec des clients internationaux, gestion de plusieurs langues, ou opérations dans des pays considérés comme "gris" ou à risque.

Si vous vous reconnaissez dans l'une de ces situations, c'est que l'automatisation est faite pour vous.

Automatiser vos contrôles réduit le temps de test, facilite les processus d'intégration (nouveaux employés, clients), allège la charge de travail et fournit des mises à jour continues sur la performance du système, tout en intégrant en temps réel les exigences d'audit et légales.

Pour une liste plus complète des avantages de l'automatisation, consultez notre article sur les 5 bénéfices de l'automatisation.