Il est commun dans la culture d’entreprise d’offrir et de recevoir des biens ou des services. Ce type de procédé suscite bien des questionnements de la part des entreprises et des employés. Quels types de cadeaux offrir et accepter ? Quelle est la limite à ne pas dépasser ? Pour répondre à ces interrogations, l’Agence Française Anticorruption a publié en septembre 2020 un guide sur la politique cadeaux à suivre.
En quoi consiste la politique cadeaux ?
Le principe de la politique cadeaux repose sur la maîtrise du risque de corruption. Il s’agit pour une entreprise de s’assurer qu’aucun fait de corruption ne puisse émaner, tant du côté de la direction que des salariés. Si les cadeaux et les invitations ne constituent pas de fait de corruption en tant que tel, il est important de relever que la frontière est fine entre un simple cadeau et un acte de corruption. En effet, l’AFA définit qu’un cadeau ou une invitation consiste en une corruption « lorsqu’elle a pour finalité de déterminer l’accomplissement ou le non-accomplissement d’un acte par une personne, en méconnaissance de ses obligations légales, contractuelles ou professionnelles. »
La corruption active étant l’acte d’offrir à un tiers un bien ou un service, et la corruption passive consiste à accepter ce cadeau.
Quelles sanctions établies par cette politique cadeaux ?
En cas de non-respect de la politique cadeaux adoptée par l’entreprise, et en cas de fait de corruption, des sanctions pénales et disciplinaires peuvent être engagées contre les personnes concernées. D’un point de vue pénal, la personne recevant le cadeau ou l’invitation peut être punie d’un an d’emprisonnement et de 75 000 € d’amende (article L. 1454-7). Quant à la personne offrant l’avantage, elle peut se voir condamnée à deux ans d'emprisonnement et 150 000 € d'amende (article L. 1454-8). Il appartient également à l’entreprise de mettre en place des mesures disciplinaires en interne, au sein de la politique cadeaux, afin de pouvoir appliquer les sanctions adéquates en cas de manquement.
Comment mettre en place la politique cadeaux ?
Sur quoi repose la politique cadeaux ? Pour beaucoup d’entreprises, il est complexe de déterminer ce qui est du ressort du cadeau, et ce qui s’assimile davantage à de la corruption. Une partie importante découle forcément de l’intention cachée derrière le cadeau, mais il est également primordial de déterminer une politique stricte afin de pouvoir entretenir des relations saines.
Selon l’AFA, trois critères primordiaux doivent définir la politique cadeaux :
- La finalité derrière le cadeau
- La valeur du cadeau
- La fréquence des cadeaux
Pour déterminer si un cadeau est acceptable, il est également nécessaire de mettre en place un seuil au-delà duquel une autorisation est requise, pour éviter que la valeur du bien ou du service influence la relation ainsi qu’une potentielle prise de décision. Ainsi, il sera donc du ressort du supérieur hiérarchique ou du département dont dépend la personne recevant le cadeau de définir s’il est acceptable ou non. En plus de l’établissement de ce seuil, l’AFA conseille de mettre en place un registre répertoriant tous les cadeaux et invitations reçus par des membres de l’entreprise où doivent figurer les informations suivantes :
- le nom de la personne recevant le cadeau
- la fonction et l’organisation
- le nom, la fonction et l’organisation de la personne offrant le cadeau
- la nature et la valeur ou le montant estimé du cadeau ou de l’invitation
- la date d’acceptation
Cela permet à l’entreprise de garder une trace écrite des cadeaux reçus et d’être prête en cas de contrôle. De plus, elle sera également en mesure de contrôler elle-même les potentiels faits de corruption. Enfin, il est conseillé de mettre en place des formations en interne afin de tenir informés les employés des bonnes pratiques concernant les cadeaux à offrir et à recevoir, et de communiquer sur la politique en vigueur au sein de l’organisation.
Il est donc primordial d’intégrer à sa réglementation interne une politique cadeaux, et de la lier à la cartographie des risques afin d’être conscient des différents enjeux entourant ces problématiques. Comme précisé dans notre dernier article sur le sujet, cette problématique concerne plusieurs acteurs et requiert une sensibilisation aux risques potentiels engendrés par une mauvaise gestion de la politique. Cela demande une certaine organisation de la part des entreprises, mais ces dernières peuvent se munir d’outils pour les épauler et détecter des pratiques inhabituelles dans l’entreprise.