Automatisation des contrôles internes : choisir la bonne méthode

Lorsqu'elles automatisent leurs contrôles, les entreprises gagnent du temps, augmentent leur efficacité et assurent leur conformité aux réglementations anti-fraude.

Les organisations qui ont entamé cette démarche d'automatisation adoptent principalement deux stratégies : soit des analyses basées sur du code via une solution logicielle, soit des contrôles préconfigurés proposés par un fournisseur.

Dans cet article, nous examinons ces deux approches, ainsi que leurs avantages et inconvénients respectifs.

Coder ses propres contrôles

La première approche consiste à développer les contrôles en interne. Cela implique que les entreprises créent leurs propres mécanismes de contrôle via leur équipe informatique ou utilisent des logiciels tels que Diligent (anciennement ACL) et Oversight. Ces outils fonctionnent comme des boîtes à outils vierges, permettant de programmer des contrôles spécifiques adaptés à la cartographie des risques de l'entreprise.

Avantages

Les logiciels d'analyse internes permettent d'examiner 100 % des transactions au sein des systèmes ERP des entreprises, remplaçant ainsi les contrôles manuels qui reposent souvent sur des méthodes d'échantillonnage. Les organisations ont la possibilité de coder les contrôles nécessaires, adaptés à leur infrastructure et à leur organisation spécifiques.

De plus, cette solution offre à la première ligne de défense la capacité de tester et résoudre les problèmes liés aux contrôles directement sur la plateforme, tout en automatisant les processus manuels et répétitifs.

Inconvénients

Les analyses internes demandent des ressources en codage et en informatique, ainsi que des compétences opérationnelles pour rendre le projet fonctionnel. Cela représente un coût important pour les entreprises. Une étude de Supervizor montre que celles qui automatisent 50 contrôles dépensent en moyenne 600 000 $ par an.

En conséquence, la mise en œuvre du projet prend beaucoup de temps, avec un délai de livraison d'au moins 2 ans à partir du début du projet, sans garantie de succès. De grandes entreprises ont investi énormément de temps et de ressources dans des projets similaires, souvent sans obtenir de résultats efficaces, les amenant à chercher de nouvelles approches.

Enfin, les entreprises automatisent seulement les contrôles dont elles ont connaissance, mais qu'en est-il des risques non identifiés et non couverts ?

Contrôles préconfigurés

La seconde approche consiste à s’adresser à une entreprise qui propose des catalogues de contrôles préconfigurés. Facilement intégrables aux systèmes ERP, ces contrôles permettent aux organisations de choisir ceux qui répondent le mieux à leurs besoins spécifiques, tout en ne payant qu'une redevance annuelle fixe pour la licence. Cette solution ne présente que des avantages, détaillés ici :

Analyse complète des données

Comme pour les analyses internes, ces logiciels analysent 100 % des données, qui peuvent être stockées en interne ou dans le cloud.

Technologie compatible et intelligente

Que l'entreprise utilise un ou plusieurs systèmes ERP, les utilisateurs bénéficient d'une technologie plug & play compatible avec n’importe quel logiciel comptable. Cette technologie est conçue pour reconnaître tous les schémas comptables, peu importe la nature de l'entreprise, son secteur ou son pays. Les données sont nettoyées et enrichies grâce à une analyse automatique des transactions qui identifie les schémas comptables atypiques et applique des contrôles préconfigurés. Ainsi, la solution s'enrichit continuellement de nouvelles pratiques comptables, aidant les grandes entreprises à rester à jour avec les évolutions réglementaires, internationales et locales.

Économie de coûts et rapidité de mise en œuvre

Cette approche est donc bien plus économique et ne nécessite ni compétences informatiques ni consultants, car les entreprises choisissent simplement le nombre de contrôles souhaités dans le catalogue et paient une licence plutôt que de les développer elles-mêmes.

Le délai de mise en œuvre est ainsi considérablement réduit : seulement quelques jours pour configurer la solution.

Support et amélioration continue des contrôles

Un autre atout est la présence d'une équipe de support disponible pour aider ses clients : formation, ateliers, personnalisation, enrichissement continu et mises à jour du logiciel, ainsi qu'une assistance en cas de problème. Cela assure une évolution et une amélioration continues de la portée et de la qualité des contrôles, ainsi que de la solution elle-même, en s'adaptant constamment aux exigences du marché.

Flexibilité et personnalisation

Enfin, les entreprises peuvent utiliser le module d'analyse pour créer leurs propres contrôles spécifiques sur des données propres et enrichies.

Avec le renforcement des exigences réglementaires imposées par les autorités européennes et l’essor du contrôle continu, les entreprises doivent désormais adopter une approche plus proactive en matière de contrôle interne. Dans ce contexte, des solutions innovantes comme celles proposées par Supervizor émergent pour améliorer la fiabilité, la transparence et la conformité des états financiers.